Sidst opdateret:
22. maj '17 kl. 21:26 af jbhc

Forretningsorden for Studerendes Almen Medicinske Selskab, Odense (SAMS Odense) 

SAMS er en interesseorganisation under Dansk Selskab for Almen Medicin og er underlagt DSAM’s vedtægter. 

SAMS Odenses adresse er:

SAMS Odense

Forskningsenheden for Almen Praksis

J.B. Winsløws Vej 9A

5000 Odense C

Medlemskab

Man bliver automatisk medlem af SAMS, når man som medicinstuderende melder sig ind i DSAM. Medicinstuderende med adresse i Region Syddanmark, bliver automatisk tilknyttet SAMS Odense.  

Man er velkommen til at deltage i et par temamøder, inden man melder sig ind i DSAM, men man har ikke stemmeret på generalforsamlingen og kan ikke deltage på SAMS årsmøde uden at være medlem. 

Udmeldelse af SAMS Odense sker ved udmeldelse af DSAM.

Formål

SAMS Odenses primære formål er at styrke kendskabet til almen medicin blandt medicinstuderende på Syddansk Universitet. Vi ønsker derudover, 

• at være samlingspunkt for studerende med interesse indenfor det almenmedicinske speciale

• at være bindeled mellem medicinstuderende og praktiserende læger

• at afholde arrangementer og aktiviteter der er informative, sociale og debatskabende.

Økonomi

Kassereren sørger at holde regnskab med, hvordan pengene i SAMS Odense bruges, og underretter løbende bestyrelsens øvrige medlemmer herom, f.eks. på bestyrelsesmøder. Et kalenderår svarer til et regnskabsår. Foreningen støttes økonomisk af DSAM, som årligt tildeler et beløb, der skal dække forårsweekend, årsmøde og rådighedsbeløb til alle fire SAMS afdelinger. Den nærmere fordeling aftales de fire afdelinger imellem, og SAMS Odenses tildelte beløb kan således variere fra år til år.

Almindelige mødeudgifter refunderes som følger. Kopi af kvittering for udlæg samt en udfyldt mødegodtgørelse sendes hurtigst muligt pr. mail til dsam@dsam.dk med SAMS Odenses kasserer som Cc. I emnefeltet skrives ”Mødegodtgørelse”. Refusion sker fra DSAM til den konto udlægsholderen oplyser i mødegodtgørelsen. Større udgifter til fx foredragsholder skal på forhånd godkendes i DSAM’s sekretariat.

Ved generalforsamlingen fremlægges regnskabet for sidste hele regnskabsår, samt det indeværende regnskabsår.

Bestyrelsen

Der afholdes generalforsamling årligt i forårssemestret. På den årlige generalforsamling vælges en bestyrelse bestående af minimum formand og kasserer. Derudover kan der vælges en næstformand og op til to øvrige menige bestyrelsesmedlemmer uden specifik post, samt op til 2 suppleanter, der vælges som hhv. 1. suppleant og 2. suppleant. Opstillede kandidater må gerne stille op til flere poster, men kan dog kun vælges til en post i bestyrelsen. Det giver en bestyrelse, der minimum kan bestå af 2 medlemmer og maksimalt 7 medlemmer, hvoraf 2 er valgt som suppleanter. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter honoreres ikke. Suppleanter har ret til at deltage i bestyrelsesmøder, men har dog kun stemmeret i forbindelse hermed, hvis et bestyrelsesmedlem med stemmeret er fraværende. Stemmerettigheden tilfalder i så fald 1. og 2. suppleanten i nævnte rækkefølge.

Formanden er SAMS Odenses primære kontaktperson i DSAM.

Formanden, næstformanden og andre, som har fået tilladelse af bestyrelsen, må udtale sig og indgå aftaler på SAMS Odenses vegne.  Øvrige medlemmer og bestyrelsesmedlemmer kan kun udtale sig på egne vegne. 

Bestyrelsesmøder afholdes efter behov, dog minimum hver 6. måned. Det er formandens ansvar, at der holdes møder, når det er nødvendigt, eller når medlemmerne kræver dette.  Dato for bestyrelsesmøder aftales internt i bestyrelsen. Punkter til dagsordenen skal være formanden i hænde senest 7 dage før mødets afholdelse, således at dagsordenen for mødet er den øvrige bestyrelse i hænde senest 3 dage før mødet.

Referat af bestyrelsesmøder lægges på SAMS Odenses bestyrelses Facebook-gruppe hurtigst muligt efter mødet til gennemlæsning og godkendelse af resten af bestyrelsen. Når et referat er godkendt af bestyrelsen, lægges det på SAMS Odenses Hjemmeside.

Dagsordenen til bestyrelsesmøderne skal som minimum omhandle:

  1. i.                    Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
  2. ii.                  Valg af dirigent/referent
  3. iii.                Intention for mødet
  4. iv.                 Meddelelser fra formanden
  5. v.                   Meddelelser fra øvrige bestyrelsesmedlemmer
  6. vi.                 Aktiviteter i gruppeudvalg

Bestyrelsen kan træffe beslutninger, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. De andre bestyrelsesmedlemmer skal dog så vidt muligt have haft mulighed for at deltage i sagsbehandlingen. Alle bestyrelsesmedlemmer har lige stemmeret, og alle beslutninger vedtages ved simpelt flertal.  Intentionen er enighed i beslutningerne. Ved stemmelighed er det formandens stemme, der er afgørende.

Hvis et bestyrelsesmedlem trækker sig fra sin post, er det 1. suppleanten, der først indtræder i bestyrelsen. Hvis yderligere et bestyrelsesmedlem trækker sig, er det 2. suppleanten, som indtræder. Ved formands, næstformands eller kasseres fratrædelse fra sin post skal der findes en afløser blandt bestyrelsens øvrige medlemmer.  Bestyrelsen stemmer herom, og ved stemmelighed er det formandens stemme der er afgørende. I tilfælde af at det er formanden, der fratræder sin post, og der er stemmelighed, er det næstformandens stemme, som er afgørende.

Generalforsamling

1 gang årligt, i forårssemestret, holdes generalforsamling. Indkaldelse og dagsorden sendes til alle medlemmer på mailinglisten med minimum 14 dages varsel. Desuden annonceres mødet på sociale medier, hjemmeside og e-learn. Forslag, der ønskes behandlet på mødet – herunder ændringsforslag til forretningsordenen – skal være formanden i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen. Det er formandens opgave at udsende de indkomne forslag til alle på mailinglisten senest 7 dage før generalforsamlingen.

Dagsordenen for generalforsamling omfatter følgende punkter:

  1. i.                    Valg af ordstyrer og referent
  2. ii.                  Bestyrelsens beretning
  3. iii.                Behandling af indkomne forslag
  4. iv.                 Valg af bestyrelsesmedlemmer
  5. v.                   Aktiviteter for det kommende år
  6. vi.                 Eventuelt

Alle fremmødte medlemmer har stemmeret til generalforsamlingen. Forretningsordenen kan tilpasses efter behov, hvorefter den godkendes på generalforsamling. Dette og andre forslag til afstemning ved generalforsamlingen vedtages ved simpelt flertal.

Det er muligt for medlemmer at opstille til bestyrelsesposter trods fravær ved generalforsamlingen – såkaldt opstilling in absentia. Det gøres ved at sende en kort tekst (max 1 A4 side), hvor man skriver sit navn, semester, hvilken/hvilke poster man ønsker opstilling til samt hvilken motivation og vision man har for posten/posterne senest dagen før generalforsamling.

Hvis et flertal i bestyrelsen eller et flertal af medlemmerne ønsker en ekstraordinær generalforsamling, kan der indkaldes til dette efter samme regler som ved ordinær generalforsamling.

Temamøder

SAMS Odense tilstræber at afholde møder/arrangementer for alle medlemmer løbende gennem året. Det kan eksempelvis være foredrag, sociale arrangementer eller udflugter. Møderne/arrangementerne annonceres på sociale medier og på hjemmesiden forud for eventet. 

SAMS - en interessegruppe under DSAM.
Dudal Webdesign